Nyt projekt baner vej for administrationshonorar uden prisstigninger

mandag, den 23. maj 2016
Af specialkonsulent Bent Gail-Kalashnyk og direktionsrådgiver Mette Kramshøj Flinker

Budget for 2017 bliver det første år i en række på 3, hvor honoraret foreslås at forblive på 2016 niveauet.

Storstilet projekt ”Nærvær på tværs” baner vej for besparelser, der ikke gør ondt.


En af de gængse udfordringer ved en decentral organisation som Boligkontoret Danmark er, at det er svært at høste gevinsten, hver gang man effektiviserer lidt. Det kan godt være at hvert afdelingskontor sparer en time om ugen på en forbedring af en arbejdsgang, men vi kan jo ikke gå og sætte medarbejderne ned i tid hver eneste gang, vi har sparet lidt tid. Det sker jo også at der kommer nye opgaver til, som trækker den anden vej. En anden udfordring ved det decentrale system er, at visse opgaver kunne løses i en bedre og mere ensartet kvalitet, hvis den blev løst af 1-2 personer frem for fordelt ud på 8 eller 9 medarbejdere rundt på kontorerne. Det taler for en stor centralisering af opgaver, men vi vil jo ikke give køb på vores princip om nærhed til medlemmerne, afdelingsbestyrelserne, funktionærerne og beboerne.

Løsningen er fundet gennem projektet ”Nærvær på tværs”.

Hvad er ”Nærvær på tværs”?

  • Det er en vej til at styrke vores decentrale struktur med stærke afdelingskontorer, så vi fortsat kan være tæt på kunderne i en tid, hvor mange administrationer går den anden vej med omfattende centraliseringer.
  • Det er en samarbejdsform, der går på tværs af hele Boligkontoret
  • Det er en måde at organisere os på, som gør os mere uafhængige af den geografiske placering, så opgaver kan løses hvor som helst i landet – bestemt af hvor kompetencen er. Nærvær på tværs gælder med andre ord alle de opgaver i Boligkontoret, som ikke kræver, at man er på et bestemt sted. Dette muliggøres blandt andet af de mange digitale platforme, som er rammen for en stor del af den tværgående opgaveløsning. 
  • Det er vores måde at møde de nye krav på med væres kerneværdier i behold. Vi bevarer nærværet ved at styrke hinanden på tværs. Med større tryghed og mindre sårbarhed kan et afdelingskontor fortsat skabe nærvær lokalt.
  • Det er et vigtigt tankesæt – en særlig kultur og en virksomhedsstrategisk metode, som skal være med til at muliggøre forslaget om et 0-budget de næste tre år med den målsætning at anvende alle vores kompetencer og ressourcer optimalt og opnå besparelser på løn- og transportudgifter. Vi ved alle, at vi skal spare – men vi skal gøre det klogt. Det gør vi ved at sætte fokus på kompetencer frem for geografi og ved at udvikle vores medarbejdere. Og vi gør det ved at sikre, at sparet tid på hurtigere arbejdsgange bruges til gavn for hele organisationen.


Med andre ord vil flere medarbejdere i fremtiden løse opgaver uafhængigt at deres fysiske arbejdsplads. De lokale kontorer vil blive bevaret – altså nærhedsprincippet bevares. Der er ikke tale om at store mængder af opgaver fremover løses fra andre kontorer, men at vi fremover bedre kan udnytte perioder med lavere belastning til gavn for medlemmerne og dermed også beboerne.

- Hvis vi bare i dette projekt kan fokusere på 20 % af opgaverne og få dem løst hvor der bedst er tid og kvalifikationer til det, er vi nået langt, udtaler adm. direktør Michael Demsitz. Med andre ord sker mindst 80 % af opgaveløsningen helt uden ændringer.

Fordelen for medarbejderne er, at de i højere grad kan byde på tværgående opgaver, som de kan lide og som de er gode til, uden at det går ud over de opgaver de allerede løser.

Formålet med Nærvær på tværs er at bevare og styrke vores decentrale struktur i en tid hvor andre effektiviserer ved at gøre det modsatte.


Honoraret uændret for 2017-2019
Honoraret som betales pr. lejemålsenhed uanset om man har mange eller få enheder, er i 2016 3.458,75 kr. inkl. moms, og det samme beløb foreslås gældende for 2017. Hvis repræsentantskabet godkender bestyrelsens linje, kommer det også til at være gældende i 2018 og 2019, helt uden prisforhøjelser.

Tillægsydelserne og timepriserne foreslås også uændret fra 2016 til 2017.

Men lønninger og priser stiger, så hvordan kan det lade sig gøre? Projektet ”Nærvær på tværs” som omtalt tidligere frigiver nogle lønkroner, da nogle få stillinger ikke genbesættes efter naturlig afgang. Samtidig er der i første del af 2016 gennemført en organisationsændring, som sammenlagde 4 afdelinger til 2 samt reducerede direktionen fra 3 til 2. Den ændring har også medført nogle besparelser. Endelig har vi indført video konferencesystem som både sparer os for tid og kørselsomkostninger. Vi prøver så vidt muligt at holde tværgående møder via skærmen, og vi kan have op til 10 kolleger på samtidig, uanset hvor i verden mødedeltagerne befinder sig. Systemet ændrer udseende automatisk, så den der taler fremtræder på det største billede.

I kroner pr. lejemålsenhed forventes honoraret at udvikle sig således:
Honorar Udvikling
Reduktionen fra 2014 til 2015 skyldes omlægning af afdelingernes andel af driftscheferne.

Hvis man i stedet medregner afdelingernes driftschefbidrag og indekserer tallene i forhold til BDK-indekset (som består af 75 % lønstigninger og 25 % prisstigninger) ser udviklingen således ud:

Honorar indekseret
Som det fremgår, holder vi os ganske flot på den rigtige side af indeksets forventede udvikling i perioden. I 2016 lå vi lidt over, fordi honoraret ekstraordinært blev hævet med 30 kr. til projekt ”Råd til husleje”. Den beskedne stigning der ses i den røde søjle fra 2016 til 2019 skyldes at forventede lønstigninger på driftschefbidraget er medregnet.

Antallet af lejemål, både vore egne og andres på vort IT-system, har udviklet sig således:
Antal Lejemaal

Antallet af lejemål på vores IT-systemer har udviklet sig fra omkring 35.000 i 2014 til knapt 50.000 i 2016-17. Det er især sammenflytningen med Boligforeningen 3B i 2014 og etablering af den fælles IT-afdeling, der har givet denne vækst, og det er nu engang billigere at udvikle nye IT-løsninger når vi har 50.000 boliger til at bidrage frem for 35.000.

Udviklingen i antallet af medarbejdere kan illustreres således:
Medarbejder
Antallet af medarbejdere udvikler sig fra 143 i 2014 til 164 i 2017.

FAKTABOKS OM NÆRVÆR PÅ TVÆRS
Nogle eksempler på opgaver, som kan udføres hvor som helst, uden at berøre vores nærværsprincip:
  • En medarbejder tildeles ansvaret med at administrere erhvervslejemål. Det er et område, som kræver specialviden, der skal holdes vedlige. Følges de indgåede kontrakter? Er der mulighed for optimering af lejen?
  • Rykkerkørsel for fraflyttere, så det sker ét sted i landet. Denne opgave udføres forsøgsvis allerede efter principperne i Nærvær på tværs. Ved at én medarbejder har ansvaret for denne opgave, er det lettere at sikre, at det faktisk sker hver måned. Følges der op, så fraflyttere der ikke reagerer på henvendelser, sendes til inkasso?
  • Huslejeregulering for private lejemål. Reglerne på dette område er komplekse sammenlignet med almene boliglejemål. Der findes bl.a. omkostningsbestemte lejeforhøjelser, skatte- og afgiftsstigninger, trappeleje, regulering efter indeks, principper om det lejedes værdi, særlige regler for småejendomme, kommuner hvor den midlertidige lejelov er gældende osv.



BDKnyt

Læs historierne fra Boligkontorets seneste nyhedsbrev her:

Bedre og billigere drift

Byg ud, byg om og byg til

Fodbold, fællesskab og fundraising

Ikon Bdknyt

Tilmeld nyhedsbrev

Udfyld felterne nedenfor og tilmeld dig vores nyhedsbrev. Du kan til enhver tid framelde dig igen.

Tak for du tilmeldte dig til vores nyhedsbrev.

Seneste Nyheder

Danmarks dejligste hjem
onsdag, den 8. november 2017

Tilpasset vand, vejr og beboere
søndag, den 1. oktober 2017

Kan man ved fuldmagt stemme på vegne af en beboer?
søndag, den 1. oktober 2017

Orla fik Den kongelige fortjenstmedalje
søndag, den 1. oktober 2017

Vicevært med fokus på tryghed og trivsel
søndag, den 1. oktober 2017

Vil du være én af hverdagens helte?
søndag, den 1. oktober 2017

Behovet for en fælles indsats er større end nogensinde før
søndag, den 1. oktober 2017

Hvad sker der, når en boligsocial helhedsplan udløber?
mandag, den 11. september 2017

Når boliger skifter målgruppe
mandag, den 11. september 2017

Udbud og indkøb – et centralt effektiviseringsområde
mandag, den 11. september 2017

Den almene sektor hyldes med fagpriser
mandag, den 11. september 2017

Fra fyldepen til NemID
mandag, den 11. september 2017

Beboere får hjælp inden problemer vokser sig store
mandag, den 11. september 2017

32 boligorganisationer har allerede benyttet sig af tilbuddet
fredag, den 25. august 2017

Får du brugt dit personlige bestyrelseslogin?
fredag, den 25. august 2017

Tænk energi ind i jeres renovering
fredag, den 25. august 2017

Almene boliger på finansloven?
fredag, den 25. august 2017

Beboerundersøgelsen 2017
onsdag, den 28. juni 2017

Hvad sker der, når der er stemmelighed på afdelingsmødet?
onsdag, den 28. juni 2017

Tag på ferie uden bekymringer
onsdag, den 28. juni 2017

Hvordan kan leg styrke fællesskabet på tværs?
onsdag, den 28. juni 2017

Gang i byggeriet på afdelingskontoret i Ribe
mandag, den 19. juni 2017

Kontanthjælpsloftet har ikke sat flere på gaden
mandag, den 19. juni 2017

Presset på den almene boligsektor i fokus på årets repræsentantskabsmøde
torsdag, den 15. juni 2017

Vigtige præciseringer og ændringer i driftsbekendtgørelsen
torsdag, den 15. juni 2017

Vis alle nyheder

Hovedkontoret

Boligkontoret Danmark
Havneholmen 21
1561 København V
Tlf. 35 44 80 80
E-mail: bdk@bdk.dk

Åbningstider

Mandag-torsdag: 9-16
Fredag: 9-14

Lørdag, søndag og helligdage: Lukket

OBS: Kontoret holder lukket d. 26. og 27. oktober 2017.