Manglende oplysninger på fremsendt faktura

Kære [indsæt kontaktperson]

Med henvisning til fremsendte vedhæftede faktura har jeg konstateret, at der mangler at blive påført et rekvisitionsnummer. Rekvisitionsnummeret er helt essentielt for vores muligheder for at kontere og bogføre fakturaen korrekt – og dermed også vores mulighed for at betale dig for det udførte arbejde/ydelse.

Jeg skal derfor bede dig fremsende os en ny faktura med påført rekvisitionsnummer, hvorefter vi hurtigst muligt vil få indscannet, bogført og betalt fakturaen. Ligeledes skal jeg for en god ordens skyld anmode dig om fremadrettet at påføre rekvisitionsnummer på fakturaerne, og skulle du være i en situation, hvor rekvirenten af arbejdet/ydelsen ikke har fremsendt dig en rekvisition eller oplyst dig rekvisitionsnummeret, bedes du anmode rekvirenten om at gøre dette, så du kan videresende en korrekt faktura – på forhånd tak!

Slutteligt skal jeg henvise til vores standardleverandørbetingelser samt nedenstående krav til fakturaer:

Fakturaer
For at sikre en optimal proces omkring fakturabehandlingen, hvor fakturaer registreres automatisk, og vi dermed kan overholde vores betalingsfrister, må vi opstille nogle krav til de fakturaer, som vi modtager fra vores kreditorer:

•    Fakturaer skal sendes i PDF-format til faktura@bdk.dk – alle andre formater vil blive returneret til afsenderen.
BEMÆRK, KUN 1 faktura pr. PDF-fil. Der må gerne vedhæftes flere PDF-filer i den samme mail. Fakturaer, der er på flere sider, skal selvfølgelig sendes i en og samme PDF-fil.

•    Fakturaer skal altid indeholde følgende oplysninger: Jeres CVR-nummer, fakturanummer, fakturadato, fakturabeløb og rekvisitionsnummer. INGEN af de foranstående oplysninger må være påført fakturaen med håndskrift.

•    Fakturaerne genkendes vha. jeres CVR-nr. og dette SKAL derfor altid stå sort på hvidt. Hvis jeres fakturaskabelon indeholder farver, er det YDERST VIGTIGT, I skriver CVR. xxxxxxxx ind som en fast stamoplysning på debitorkonto/kundenummer - i en særskilt linje - så fakturaen og jeres firma dermed kan genkendes automatisk.

•    Der skal altid være mellemrum mellem tekst/tegn og tal, dog skal selve rekvisitionsnummeret altid skrives uden mellemrum.

•    Følgeskrivelser, dokumentation mv. skal indgå som side 2, 3 osv. i samme fil som selve fakturaen.

•    Der må aldrig automatisk sendes kopi af originalfaktura til varmemestre, driftschefer mv. vores system sørger for at de rette personer i vores organisation bliver adviseret. Dog må der naturligvis på opfordring sendes en kopi af en faktura, hvis det klart og tydeligt fremgår, at der er tale om en KOPI. En faktura-KOPI skal altid sendes direkte til personen, som rekvirerer den.

Vi ser frem til et fortsat godt og konstruktivt samarbejde.